Как выбрать облачный сервис для бизнеса

18 декабря 2013

Облачные сервисы уже перестали быть чем-то экзотическим.

Многие предприниматели переносят свои бизнес-процессы в облака из-за их удобства, простоты, мобильности, да и просто ради экономии.

Они помогают работать с клиентской базой, сдавать налоговую отчетность, вести учет.

Количество самих сервисов тоже постоянно увеличивается.

Для решения любой задачи практически всегда можно выбирать из нескольких продуктов.

Из этой статьи вы узнаете несколько простых правил, которые помогут оптимально выбрать облачный сервис.

Качество и надежность

Самый главный вопрос, который мы пытаемся выяснить, выбирая сервис, — это насколько он качественный и надежный.

На самом деле, это не так сложно, но необходимо учитывать следующие моменты:

  • Сколько лет уже работает сервис? Каждый разработчик постоянно дорабатывает свой сервис и улучшает надежность. При прочих равных сервис с пятилетней историей будет лучше стартапа.
  • Есть ли инвесторы у сервиса и кто они? Стартап, который активно ищет инвестиции, с большой вероятностью закроется в ближайшем будущем, и вам придется вернуться к поиску.
  • Как правило, на сайте разработчика можно посмотреть, как часто обновляется сервис. Если в сервисе уже год ничего не менялось, значит, он не развивается, а это признак того, что проект медленно умирает.
  • Указан ли адрес офиса разработчика на сайте или все контакты — это мобильный телефон и кошелек WebMoney? Во втором случае мы имеем дело с программистом-одиночкой, доверять которому свои бизнес-процессы рискованно.
  • Есть ли жизнь в сообществе пользователей сервиса и на его страницах в соцсетях? Это поможет не стать единственным пользователем этого сервиса.

Наш или западный?

У западных сервисов больше возможностей, чем у отечественных, Но если вам нужно готовить какие-то стандартные формы или отчетные документы, то альтернативы российским сервисам нет: ни один западный сервис не умеет печатать, например, российские счета-фактуры.

Несомненный плюс российских сервисов состоит также и в том, что они будут присылать бумажные закрывающие документы для бухгалтерии.

Еще одна важная деталь — расположение серверов. У западных сервисов они будут размещены в США или Европе, у отечественных — в России или в Европе.

Расположение на Западе надежнее, в России быстрее время отклика, что может быть важно для таких сервисов, как телефония.

Платный или бесплатный?

У провайдера сервиса есть какие-то обязательства перед вами только в случае, если сервис платный. Кроме того, все бесплатное рано или поздно становится платным, поэтому лучше иметь возможность сразу планировать свой бюджет.

Конечно, сервис для выполнения некритичных для бизнеса задач, от которого вы можете отказаться в любой момент, вполне может быть и бесплатным.

Поддержка

Облачный сервис отличается от обычного ПО тем, что у вас будет меньше возможностей повлиять на ситуацию, если что-то пойдет не так.

Это значит, что вы будете зависеть от технической поддержки сервиса.

Поэтому нужно позаботиться о таких вопросах, как: доступна ли поддержка по телефону или только по email, в какие часы работает поддержка, включает ли это выходные и праздники, есть ли поддержка на русском языке (в большинстве западных сервисов это только английский)?

Защита данных

Не стоит ожидать какого-то подвоха от самого облачного провайдера.

Но что происходит действительно часто, так это когда обиженный сотрудник удаляет или портит все данные, до которых может «дотянуться» — поэтому не забывайте сразу блокировать аккаунты тех сотрудников, которых вы увольняете.

Не помешает разделить и права доступа, чтобы каждый сотрудник видел только те документы, с которыми он непосредственно работает.

Большинство сервисов позволяют это сделать.

Тест-драйв

Сервис может выглядеть красиво, но быть совершенно непригодным для работы, и наоборот.

Выяснить это можно, только полноценно в нем поработав. Отнеситесь серьезно к использованию пробного периода: большинство сервисов можно использовать бесплатно от 14 до 30 дней.

Этот период надо использовать для того, чтобы хотя бы неделю поработать в нем всем сотрудникам, которые в дальнейшем будут в нем работать.

Время на обучение

Обычная история: руководитель тратит массу своего времени, чтобы выбрать и протестировать какой-то сервис, а потом поручает сотрудникам научиться работать с ним самостоятельно.

Результат, как правило, оказывается нулевым. Выделите 1-2 часа для того, чтобы рассказать сотрудникам, для чего нужен новый сервис, чем это лучше старой схемы, а также основные принципы работы с ним.

Пути к отступлению

Облачному провайдеру выгодно, чтобы вы, подключившись, уже никогда не ушли от него (это называется vendor lock-in).

А вы, вполне возможно, через несколько лет захотите перейти на другой.

Для этого в сервисе должна быть возможность выгрузить все документы и данные.

Бесперебойная работа

Доступность облачного сервиса определяется двумя вещами: надежностью самого сервиса и стабильностью вашего интернет-соединения.

Многие сервисы публикуют автоматически обновляющиеся данные о доступности (uptime). По ним можно сделать вывод, сколько времени сервис бывает недоступен и насколько это приемлемо для вас.

Например, показатель «uptime 99,8%» означает, что сервис недоступен около 1,5 часов в месяц.

Как правило, самое важное — ваше интернет-соединение. Поэтому желательно заранее продумать резервный канал (например, мобильный интернет) и протестировать, с какой скоростью работает через него сервис, который вы планируете использовать.

Интеграция

Вместо одного универсального сервиса обычно используют несколько специализированных.

Например, облачную CRM удобно соединить с виртуальной АТС. Практически все популярные западные сервисы уже проинтегрированы друг с другом.

С российскими сервисами это не всегда так, поэтому имеет смысл убедиться, что все ваши сервисы способны работать друг с другом.

Таким образом, попытка внедрить облачный сервис, который на самом деле не подходит вашей компании, может отнять немало времени и нервов.

Комментарии

Комментариев нет.

Введите комментарий

Для добавления комментария Вам необходимо авторизоваться